· Vous êtes à l'aise? Alors, allons-y! ·

Nous respectons votre vie privée.

Rocky Mountain Chocolate Factory Canada s’engage à offrir à ses membres un service exceptionnel. Comme offrir ce service implique la collecte, l’utilisation et la divulgation de certains renseignements personnels à propos de nos membres, protéger ces renseignements personnels est l’une de nos plus grandes priorités.

Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée de nos membres et protégé leurs renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement à protéger les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) de la Colombie-Britannique. La LPRP, laquelle est entrée en vigueur le 1er janvier 2004, établit les règles de bases qui régissent comment les entreprises et les organismes à but non lucratif peuvent collecter, utiliser et divulguer les renseignements personnels.

Nous expliquerons à nos membres pourquoi et comment nous collectons, utilisons et divulguons leurs renseignements personnels. Nous obtiendrons leur consentement lorsque requis et nous utiliserons leurs renseignements personnels d’une manière considérée comme appropriée par une personne raisonnable, selon les circonstances.

Cette politique de protection des renseignements personnels, conformément à la LPRP, décrit les principes et les pratiques qui servent à protéger les renseignements personnels des membres. Notre engagement à protéger la vie privée inclut d’assurer l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de nos membres et de permettre à ceux-ci d’y avoir accès et d’en demander la correction.

Portée de cette politique

Cette politique de protection des renseignements personnels s’applique à Rocky Mountain Chocolate Factory et ses filiales : Immaculate Confection LTD., Rocky Mountain Franchise Corp, Rocky Mountain Chocolate Factory Canada Ltd. et Rocky Mountain Chocolate Canada Ltd. Cette politique s’applique aussi à tout fournisseur de service qui collecte, utilise ou divulgue des renseignements personnels pour Rocky Mountain Chocolate Factory.

Définitions

Renseignements personnels – ce sont les renseignements à propos d’une personne identifiable. Les renseignements personnels n’incluent pas les coordonnées (décrites ci-après). Coordonnées – ce sont les renseignements qui permettent de contacter une personne à un lieu d’affaires. Elles incluent le nom, le titre ou le nom du poste, le numéro de téléphone au travail, l’adresse du lieu d’affaires, l’adresse courriel au travail et le numéro de télécopieur au travail. Les coordonnées ne sont pas couvertes par cette politique ou la LPRP. Responsable de la protection de la vie privée – il s’agit de la personne désignée responsable de s’assurer que Rocky Mountain Chocolate Factory Canada se conforme à la présente politique et à la LPRP.

Politique 1 – Collecte des renseignements personnels

1.1 À moins que la raison de la collecte de renseignements personnels ne soit évidente et que le membre fournisse volontairement ses renseignements personnels pour cette raison, nous communiquerons la raison pour laquelle nous collectons les renseignements personnels, soit oralement, soit par écrit, avant la collecte ou au moment de celle-ci.

1.2 Nous collecterons uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des buts suivants :

  • Pour vérifier l’identité; nous pourrions collecter le nom, l’adresse personnelle, le numéro de téléphone personnel et la date de naissance.
  • Pour déterminer les préférences des membres.
  • Pour ouvrir et gérer un compte, nous pourrions collecter l’adresse courriel et le numéro de carte Rocky.
  • Pour inscrire le client à un programme, nous pourrions collecter l’adresse courriel.
  • Pour assurer un service de haute qualité à nos membres.

Politique 2 – Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement du membre pour collecter, utiliser ou divulguer ses renseignements personnels (excepté lorsque, tel que noté ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).

2.2 Le consentement peut être fourni ou il peut être implicite lorsque la raison pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels est considérée comme évidente et que le membre fournit volontairement ses renseignements personnels pour cette raison.

2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu’un membre est avisé et qu’on lui accorde un délai raisonnable pour refuser que ses renseignements personnels soient utilisés pour des envois postaux, pour la commercialisation de nouveaux produits ou services ou pour des envois en masse de courriels et que le membre n’exerce pas son option de refus.

2.4 Sous réserve de certaines restrictions (par exemple, si les renseignements personnels sont nécessaires à l’offre d’un produit ou service ou si le retrait du consentement nuirait à l’accomplissement d’une obligation juridique), le membre peut refuser de permettre à Rocky Mountain Chocolate Factory Canada d’utiliser ses renseignements personnels d’une certaine manière ou lui retirer son consentement. La décision d’un membre de refuser de permettre certaines utilisations de ses renseignements personnels ou le retrait de son consentement peut restreindre notre capacité à offrir certains produits ou services. Si c’est le cas, nous expliquerons la situation pour aider le membre à prendre sa décision.

2.5 Nous pourrions collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu du membre ou sans son consentement dans les circonstances limitées suivantes:

  • Lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels est permise ou requise par la loi;
  • Lors d’une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle d’une personne;
  • Lorsque les renseignements personnels sont accessibles à partir d’une source publique (par exemple, un bottin téléphonique);
  • Lorsque nous nécessitons l’avis juridique d’un avocat;
  • Pour nous protéger contre la fraude;
  • Pour examiner le non-respect anticipé d’une entente ou une violation de la loi

Politique 3 – Utilisation et divulgation des renseignements personnels

3.1 Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels des membres que lorsque ce sera nécessaire à l’accomplissement des buts identifiés au moment de la collecte ou dans un but raisonnablement similaire à ceux-ci, y compris:

  • Pour effectuer des sondages auprès des clients et des membres afin d’améliorer la prestation de nos services;
  • Pour contacter nos membres directement à propos des produits et services qui pourraient les intéresser;

3.2 Nous n’utiliserons ni ne divulguerons pas les renseignements personnels des membres pour toute autre raison, à moins d’obtenir leur consentement.

3.3 Nous ne vendrons pas de listes de membres ou de renseignements personnels à d’autres parties.

Politique 4 – Conservation des renseignements personnels

4.1 Si nous utilisons les renseignements personnels d’un membre pour prendre une décision qui l’affecte directement, nous conserverons ces renseignements personnels pendant au moins un an afin que le membre bénéficie d’un délai raisonnable pour faire une demande d’accès à ceux-ci.

4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous ne conserverons les renseignements personnels des membres que pour la durée nécessaire à l’accomplissement des buts identifiés ou pour une raison juridique ou commerciale.

Politique 5 – Assurance de l’exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels des membres sont exacts et complets lorsqu’ils peuvent servir à prendre une décision qui concerne le membre ou lorsqu’ils sont divulgués à une autre organisation.

5.2 Les membres peuvent demander la correction de leurs renseignements personnels afin de s’assurer qu’ils sont exacts et complets. Une demande de correction des renseignements personnels doit être faite par écrit et inclure suffisamment de détails pour permettre l’identification des renseignements personnels et de la correction désirée.

5.3 Si les renseignements personnels s’avèrent inexacts ou incomplets, nous corrigerons les renseignements tel que requis et nous enverrons les renseignements corrigés à toute organisation à laquelle nous avons divulgué les renseignements personnels au cours de l’année précédente. Si la correction n’est pas effectuée, nous noterons la demande de correction du membre à son dossier.

Politique 6 – Protection des renseignements personnels

6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des renseignements personnels des membres afin de les protéger contre l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou l’élimination non autorisés et les risques similaires.

6.2 Les mesures de sécurité ci-après sont suivies afin d’assurer la protection adéquate des renseignements personnels des membres :

L’utilisation de noms d’utilisateur, de mots de passe, de cryptage, de pare-feu; la restriction appropriée de l’accès des employés aux renseignements personnels (par exemple, seuls ceux qui ont besoin de l’information y auront accès; les exigences contractuelles envers les fournisseurs de service incluent l’obligation d’établir des mesures de sécurité équivalentes).

6.3 Nous utiliserons les mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des renseignements personnels des membres, par exemple lors de la suppression de renseignements stockés électroniquement.

6.4 Nous réviserons et mettrons à jour assidûment nos politiques et nos contrôles de sécurité en fonction de l’évolution de la technologie afin d’assurer la sécurité constante des renseignements personnels.

Politique 7 – Accès des membres aux renseignements personnels

7.1 Les membres ont un droit d’accès à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limitées telles que le privilège du secret professionnel de l’avocat et, lorsque la divulgation révélerait des renseignements personnels à propos d’une autre personne, les questions de santé et sécurité.

7.2 Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit et doit fournir suffisamment de détails pour permettre l’identification des renseignements personnels requis.

7.3 S’ils en font la demande, nous révélerons également aux membres comment nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui ils ont été divulgués, s’il y a lieu.

7.4 Nous rendrons les renseignements demandés accessibles dans les 30 jours ouvrables; nous fournirons un avis écrit si le traitement de la demande nécessite un délai supplémentaire.

7.5 Des frais minimes peuvent être facturés pour l’accès aux renseignements personnels. Lorsque des frais peuvent être appliqués, nous informerons le membre du coût et lui demanderons s’il souhaite ou non poursuivre la demande.

7.6 Si une demande est refusée, en tout ou en partie, nous en aviserons le membre par écrit et nous fournirons les raisons du refus ainsi que les recours possibles.

Politique 8 – Questions et plaintes : le rôle du responsable de la protection de la vie privée ou de la personne désignée

8.1 Le responsable de la protection de la vie privée est responsable de s’assurer que Rocky Mountain Chocolate Factory Canada agit conformément à cette politique et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8.2 Les membres devraient adresser toute plainte, question ou préoccupation à propos de la conformité de Rocky Mountain Chocolate Factory Canada à cette politique et à la Loi sur la protection des renseignements personnels par écrit au responsable de la protection de la vie privée. Si le responsable de la protection de la vie privée est incapable de résoudre la situation, le membre peut également écrire au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée de Rocky Mountain Chocolate Factory Canada :

Rocky Mountain Chocolate Factory Canada
À l’attention de : Kate Mustard
5284, avenue Still Creek
Burnaby (Colombie-Britannique) V5C 4E4
Sans frais 1-800-567-2207
Téléphone 604-298-CHOC
Télécopieur 604-298-7212
Courriel info@rockychoc.com